KI-Lead-Scoring
auch: Lead-Scoring, Predictive Scoring
Automatische Bewertung der Abschluss-Wahrscheinlichkeit eines Interessenten auf Basis von Verhalten, Herkunft und Kontaktdaten. Statt manueller Einschätzung berechnet die KI einen Score.
Ein KI-Lead-Scoring-Modell nutzt historische Daten (welche Leads wurden Kunden?), um aktuelle Interessenten einzuordnen. Typische Signale: Schnelligkeit der Erstantwort, Anzahl der Nachfragen, Quelle (direkt vs. Portal), Objekt-Match-Score. Score von 0–100 in Relay, Sortierung nach Priorität.
Voice AI
auch: KI-Telefonagent, Voice Agent
Ein KI-gestützter Telefon-Assistent, der Anrufe entgegennimmt, Fragen beantwortet und Termine bucht — rund um die Uhr, auf Deutsch.
Im Makler-Kontext kann die Voice AI Objektfragen aus dem Bestand beantworten (Lage, Größe, Zimmer, Baujahr), Besichtigungen in den Kalender buchen und bei komplexen Anfragen weiterleiten. Jedes Gespräch wird transkribiert und als Kontakt im CRM hinterlegt.
3-Tonalitäten-Email-KI
auch: Email-KI mit 3 Tonalitäten
Ein KI-Email-Assistent, der zu jeder Anfrage drei Antwortvorschläge in unterschiedlichen Tonalitäten erzeugt: sachlich, freundlich, professionell. Der Makler wählt passend zur Situation.
Sachlich passt zu Investoren und B2B. Freundlich zu Privatpersonen und emotionalen Käufen. Professionell ist die sichere Mitte für Standard-Portalanfragen. Die Auswahl beeinflusst Terminzusagen messbar.
Dokumenten-KI
auch: Document AI, OCR mit Klassifizierung
Software, die Dokumente (PDF, Scans, Fotos) automatisch erkennt, klassifiziert und richtig ablegt. Kombination aus OCR (Texterkennung) und KI-Klassifizierung.
Bei Relay: Vertrag kommt per Mail → OCR extrahiert den Text → KI erkennt das Dokumententyp (Kaufvertrag, Grundbuch, Energieausweis, Finanzierung) → System ordnet es dem richtigen Deal zu und legt es strukturiert im Google Drive ab.
DSGVO Art. 30 Verarbeitungsverzeichnis
auch: Art. 30 DSGVO, Verarbeitungsverzeichnis
Pflicht-Dokumentation aller Datenverarbeitungs-Tätigkeiten, die ein Unternehmen mit personenbezogenen Daten durchführt. Laut Art. 30 DSGVO für fast jedes Maklerbüro Pflicht.
Muss Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, Kategorien der Daten, Empfänger, Löschfristen und technische Sicherheitsmaßnahmen enthalten. Wird bei Audits der Datenschutzbehörden geprüft. Relay IMMO generiert dieses Verzeichnis automatisch auf Basis der tatsächlichen Systemnutzung.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
auch: AVV, Auftragsverarbeitung
Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Verantwortlichem und Dienstleister, der die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Pflicht bei jedem externen Dienstleister, der Daten verarbeitet.
Bei Relay: Standard-AVV liegt direkt zum Download bereit. Muss vom Kunden unterzeichnet werden, bevor echte Kundendaten verarbeitet werden.
OCR — Optical Character Recognition
auch: Texterkennung
Technologie, die Text aus Bildern, gescannten Dokumenten oder PDFs extrahiert und in maschinenlesbaren Text umwandelt.
Bei Makler-Software besonders relevant für Kaufverträge (Scan-PDFs vom Notar), Grundbuchauszüge, Energieausweise. Kombiniert mit KI-Klassifizierung wird aus dem OCR-Text automatisch der passende Dokumententyp erkannt.
Kanban-Pipeline
auch: Sales Pipeline, Deal Pipeline
Visualisierung des Vertriebsprozesses als Board mit Spalten pro Phase (Neu → Kontaktiert → Besichtigung → Verhandlung → Abschluss). Deals wandern per Drag & Drop zwischen den Phasen.
Macht den Status aller offenen Deals sofort sichtbar. In Relay zusätzlich mit KI-Lead-Scoring innerhalb jeder Spalte.
Portal-Anbindung
auch: Portal-Integration, ImmoScout24-API
Direkte API-Verbindung zwischen Makler-Software und Immobilienportalen (ImmoScout24, Immowelt, Immonet). Anfragen aus den Portalen landen strukturiert im CRM, Antworten gehen automatisch zurück.
Alternative zur Email-Weiterleitung: statt unstrukturierter Texte kommen Objekt-ID, Kontaktdaten und Anfragekontext sauber getrennt im System an. Matching zum Objekt erfolgt automatisch.
Exposé-Generator
auch: Expose-KI, AI Exposé
KI-basierte Erzeugung eines vollständigen Objekt-Exposés aus strukturierten Eingabedaten: Adresse, Größe, Ausstattung, Fotos. Output als fertiges PDF oder HTML.
Spart 1–2 Stunden pro Exposé. Wichtig: Texte müssen vor Veröffentlichung überprüft werden, da KI-Generatoren Fakten halluzinieren können.
ISO 27001
auch: Informationssicherheits-Zertifizierung
Internationaler Standard für Informationssicherheits-Management-Systeme. Rechenzentren und Cloud-Anbieter werden danach zertifiziert.
Bei Makler-Software ein wichtiges Signal, dass Hosting-Infrastruktur sicherheitsgeprüft ist. Relay IMMO nutzt ausschließlich ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland.
Dual-Betrieb
auch: Parallel-Betrieb, Migration ohne Risiko
Phase während eines CRM-Wechsels, in der altes und neues System gleichzeitig genutzt werden. Reduziert Migrations-Risiko — bei Problemen kann man jederzeit zurück.
Relay IMMO unterstützt Dual-Betrieb während der 30-tägigen Trial-Phase. CSV-Import aus onOffice/Propstack/FlowFact mit vorkonfigurierten Feld-Mappings.
Early Access
auch: Frühe Beta, Pilotphase
Phase eines SaaS-Produkts, in der es produktiv verfügbar ist, aber noch nicht breit vermarktet wird. Pilot-Kunden arbeiten live, Feedback fließt in die Weiterentwicklung.
Relay IMMO befindet sich aktuell in dieser Phase. Frühe Kunden erhalten mehr Einfluss auf die Roadmap und direkten Kontakt zum Gründer-Team.
Kalt-Akquise
auch: Outbound, Cold Call
Gezielte Ansprache von potenziellen Verkäufern oder Interessenten ohne vorherigen Kontakt. Bei Maklern: Anwerben von Verkaufs-Mandaten.
In Deutschland strenge rechtliche Grenzen (§7 UWG). B2B-Kalt-Akquise per Telefon ist mit „mutmaßlicher Einwilligung" möglich, Privatpersonen-Kalt-Akquise nicht ohne Opt-in.
Lead
auch: Interessent, Kontakt
Ein potenzieller Kunde, der Interesse an einem Objekt gezeigt hat (z. B. Anfrage über ein Portal). Im CRM-Kontext jede Person, die Maklerkontakt sucht, aber noch keinen Vertrag hat.
Leads werden typisch in Phasen qualifiziert: roh (nur Kontaktdaten) → warm (Interesse bestätigt) → heiß (Besichtigung geplant) → Kunde (Vertrag).